上司のスケジュール管理などを助ける秘書に求められる英語力

上司のスケジュール管理などを助ける秘書に求められる英語力

 
大きな企業になればなるほど、社長などのスケジュールなどを管理したり、運営を円滑に進める役割を担う仕事を任せられる秘書という業種にも英語力が必要となります。今回は、上司のスケジュール管理などを助ける秘書に求められる英語力についてお伝えします。
 

秘書について

 
秘書は、組織や個人の重要な業務をサポートし、運営を円滑に進める役割を担う仕事を指します。秘書は、経営者や上級管理職、部門の責任者などに対して、広範な業務支援を行うこととなるため、幅広い情報を精査管理できなければなりません。
 
秘書の主な業務は、組織の重要な会議やイベントのスケジュールの調整と予定確認を行います。秘書は多くの場合、経営者や上級管理職のスケジュールを管理し、効率的な時間の使い方をサポートします。
 
また、組織や上司への電話の取次ぎや、重要な情報を適切な部署や人物に伝達する役割を担うこともあり、海外のクライアントなどとなれば、英語での会話力などを求められるケースもあります。
 
そして、訪問者や来客を迎え入れ、案内や接待を行うことにもなるため、失礼のない様に来賓のデータなども頭に入れておかなければならない業種でもあります。業務は幅広いため、上司や組織の要望に応じて、さまざまなサポート業務を担当します。
 

秘書に必要な英語能力

 
秘書に必要な英語能力は、国際的な取引を行っている場合や外国のビジネスパートナーとのコミュニケーションが必要な場合など、英語を使用する機会が多い組織では身に付けておかなければならないスキルになります。
 
また、外資系などでは、上司が外国人といったケースもありますので、コミュニケーションが英語となるケースがあります。当然ですが、来客対応なども求められる事が多いので、英会話力を磨かなければなりません。
 
また、英語でのメールや報告書、書類の読解や作成が求められる場合もあり、正確性の高い英語スキルを養う必要性があります。
 
これらの英語能力を養っていることで、秘書は組織の国際的なビジネス活動をサポートし、円滑なコミュニケーションと取引の推進に貢献することも可能となります。
 

まとめ

 
秘書は組織内で重要な役割を果たすだけでなく、外部とのコミュニケーションを円滑に行い、組織のイメージを高める役割も持っています。そのため、コミュニケーション能力や対応力、秘密保持の能力などが求められます。
 
また、秘書の役割は組織によって異なりますが、PCスキルや英語力などいかなる場合でも組織の効率化と円滑な運営をサポートするための能力を養うことが重要です。